Moni yrittäjä pysyy vanhassa tilitoimistossa vain siksi, että vaihto tuntuu työläältä. Todellisuudessa vaihto on yksinkertainen prosessi, joka voidaan hoitaa suurelta osin puolestasi – ja se onnistuu kesken tilikauden, ilman taukoa kirjanpidossa.
Tilitoimiston vaihto herättää usein samat kysymykset: voiko vaihtaa kesken tilikauden, katkeaako kirjanpito välissä ja kuka hoitaa yhteydenpidon vanhaan toimistoon? Lyhyt vastaus on, että vaihto on huomattavasti yksinkertaisempi prosessi kuin moni yrittäjä olettaa – ja oikein tehtynä se ei aiheuta katkoksia eikä lisätyötä sinulle.
Miksi yrittäjät vaihtavat tilitoimistoa?
Yleisimmät syyt tilitoimiston vaihtoon liittyvät tavoitettavuuteen, hinnan läpinäkyvyyteen ja palvelun laatuun. Erityisesti pk-yrittäjät kokevat usein, että nykyinen tilitoimisto on liian hidas vastaamaan, hinnoittelu on epäselvää tai yhteyshenkilö vaihtuu jatkuvasti.
- Tavoitettavuus on heikko – kysymyksiin vastataan viiveellä tai ei lainkaan
- Hinnoittelu ei ole läpinäkyvää – laskussa on yllätyksiä, joita ei osattu odottaa
- Yhteyshenkilö vaihtuu usein – joudut selittämään yrityksesi tilanteen aina alusta
- Kirjanpito ei ole ajan tasalla – raportit valmistuvat liian myöhään päätöksenteon tueksi
- Yritys on kasvanut – nykyinen palvelu ei enää vastaa tarpeita
Kyllä. Tilitoimiston vaihto ei ole sidottu tilikauden vaihtumiseen. Vaihto voidaan tehdä missä tahansa kohdassa tilikautta, kunhan edelliseltä tilitoimistolta saadaan siirrettyä ajantasaiset saldot ja tositteet. Käytännössä suurin osa vaihdoista tehdäänkin kesken tilikauden.
Tilitoimiston vaihto vaihe vaiheelta
Hyvin hoidettu vaihto etenee selkeän kaavan mukaan. Tässä neljä vaihetta, jotka kattavat koko prosessin alusta uuden yhteistyön käynnistymiseen.
Ilmainen kartoitus
Käydään läpi yrityksesi nykytilanne, käytössä oleva järjestelmä ja tarpeet. Kartoitus ei sido sinua mihinkään, ja saat samalla käsityksen siitä, vastaako nykyinen palvelu hintaansa.
Selkeä tarjous
Saat tarjouksen, jossa hinta ja sisältö on eritelty avoimesti. Näet etukäteen tarkalleen, mistä kuukausihinta muodostuu.
Materiaalien ja saldojen siirto
Olemme yhteydessä edelliseen tilitoimistoon ja pyydämme saldot, tositteet ja tarvittavat dokumentit. Tämä on vaiheista se, joka useimmiten mietityttää – mutta hoidamme sen puolestasi.
Yhteistyö käynnistyy
Sähköiset työkalut avataan, automaatiot luodaan ja saat yhden tutun yhteyshenkilön, joka tuntee yrityksesi tilanteen alusta lähtien.
Mitä vanhalta tilitoimistolta tarvitaan?
Vaihdon sujuvuus riippuu pitkälti siitä, kuinka nopeasti edellinen tilitoimisto toimittaa tarvittavat tiedot. Käytännössä tarvitaan kirjanpidon saldot, tilikauden tositteet, mahdolliset käyttäjätunnukset järjestelmiin sekä tieto avoimista veroilmoituksista. Uusi tilitoimisto voi hoitaa tämän pyynnön puolestasi, jolloin sinun ei tarvitse itse olla yhteydessä vanhaan kumppaniin.
Sopimuksen irtisanominen
Tarkista nykyisen tilitoimistosopimuksen irtisanomisaika – yleinen käytäntö on yhdestä kolmeen kuukautta. Irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti, ja on suositeltavaa sopia vaihdon ajankohta niin, että uusi tilitoimisto ehtii vastaanottaa materiaalit ennen seuraavaa raportointijaksoa.
”TiliHub Oy:n kanssa yhteistyö on ollut helppoa ja mutkatonta. He tuntevat sote-alan käytännöt, joten hammasklinikkamme kirjanpito ja palkanlaskenta ovat sujuneet huoletta. Vahva suositus.”
Joel Mustonen, Hammasklinikka TimanttiMilloin vaihto kannattaa tehdä?
Vaihdon ajoitus ei ole yhtä kriittinen asia kuin moni olettaa, mutta muutama hetki on käytännössä helpompi kuin toiset:
- Tilikauden vaihtuessa – luonnollinen taukokohta, mutta ei pakollinen
- Kuukauden vaihtuessa – helpottaa kuukausiraportoinnin jatkuvuutta
- Ennen suurempaa muutosta – esimerkiksi työntekijän palkkaamista tai kasvuvaihetta, jolloin tarvitaan tarkempaa raportointia
Jos huomaat, että nykyinen palvelu ei vastaa tarpeitasi, kannattaa kartoitus tehdä mahdollisimman pian – odottaminen ei tee vaihdosta helpompaa, ja viivästynyt kirjanpito kasaa usein lisätyötä myöhemmäksi.
Kysymyksiä tilitoimiston vaihdosta
Aiheuttaako vaihto katkoksen kirjanpitoon?
Ei, kun vaihto suunnitellaan huolella. Uusi tilitoimisto pyytää saldot ja tositteet hyvissä ajoin, jolloin kirjanpito jatkuu siitä, mihin se jäi – ilman aukkoja tai päällekkäistä työtä.
Paljonko tilitoimiston vaihto maksaa?
Itse vaihtoprosessi on tavallisesti maksuton, kun uusi tilitoimisto hoitaa siirron osana asiakassuhteen aloitusta. Kustannukset syntyvät jatkossa normaalista kuukausittaisesta kirjanpitopalvelusta.
Voiko vaihtaa, vaikka tilinpäätös on kesken?
Kyllä, mutta tällöin kannattaa sopia etukäteen, kumpi osapuoli – vanha vai uusi tilitoimisto – viimeistelee kesken olevan tilinpäätöksen, jotta vastuut ovat selvät.
Mitä järjestelmää uudessa tilitoimistossa käytetään?
Tämä kannattaa selvittää etukäteen, sillä eri tilitoimistot käyttävät eri ohjelmistoja, kuten Procountoria, Netvisoria tai Fennoaa. Hyvä tilitoimisto osaa siirtää aineiston järjestelmästä toiseen sujuvasti.
Yhteenveto
Tilitoimiston vaihto on käytännössä neljän vaiheen prosessi: kartoitus, tarjous, materiaalien siirto ja uuden yhteistyön käynnistyminen. Suurin osa työstä voidaan hoitaa puolestasi, ja vaihto onnistuu missä tahansa kohdassa tilikautta. Jos tunnistat itsesi jostain edellä mainituista syistä vaihtaa – tavoitettavuus, hinnoittelu tai palvelun taso – kannattaa aloittaa ilmaisella kartoituksella ja katsoa, mitä vaihtoehtoja on tarjolla.
Aiheeseen liittyvät palvelut
Lähteet: Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) · Taloushallintoliitto
Vastaa