Juokseva kirjanpito – mitä se tarkoittaa ja miten se hoidetaan?
Juokseva kirjanpito on se osa taloushallintoa, joka tapahtuu tilikauden aikana — ei vasta tilinpäätöksessä. Käymme läpi, mitä laki siitä edellyttää, miten tilit ja tiliöinti toimivat käytännössä, ja miksi täsmäytys kannattaa tehdä säännöllisesti.
Mitä juokseva kirjanpito tarkoittaa?
Juoksevalla kirjanpidolla tarkoitetaan kaikkea sitä kirjanpitotyötä, joka tehdään tilikauden aikana ennen tilinpäätöstä: liiketapahtumien kirjaamista tositteiden perusteella, tilien käyttöä, laskujen käsittelyä ja kassavarojen seurantaa. Se on siis kirjanpidon arkinen, jatkuva osa — vastakohtana kertaluonteiselle tilinpäätöstyölle tilikauden lopussa.
Vastuu kirjanpidosta on aina yrityksellä itsellään, vaikka käytännön työn tekisikin tilitoimisto. Siksi on hyvä ymmärtää edes pääpiirteissään, mitä juoksevaan kirjanpitoon kuuluu.
Mitä laki edellyttää juoksevalta kirjanpidolta?
Suomen kirjanpitolaki ei aseta juoksevalle kirjanpidolle tarkkaa aikataulua tai määräaikaa — tärkeintä on, että tilinpäätös valmistuu ajallaan ja kirjaukset tehdään aika- tai asiajärjestyksessä niin, että niitä voidaan jälkikäteen seurata. Yksi poikkeus on kuitenkin syytä muistaa: käteisvarojen ja kassatapahtumien kirjanpidon tulee olla ajan tasalla jatkuvasti, sillä niitä voidaan tarvita esimerkiksi verotarkastuksessa lyhyelläkin varoitusajalla.
Käytännössä jokaisesta liiketapahtumasta — myynnistä, ostosta, palkasta, lainan lyhennyksestä — pitää olla tosite, josta käy ilmi mitä on tapahtunut, milloin ja kuinka paljon rahaa on liikkunut. Ilman tositetta kirjausta ei voida tehdä, ja tositteet pitää säilyttää kirjanpitolain mukaisesti järjestelmällisesti.
Muista säilytysajat: tositteet ja kirjanpitoaineisto tulee pääsääntöisesti säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sähköinen säilytys on sallittu, kunhan tietosisältö pysyy muuttumattomana ja aineisto on tarvittaessa saatavilla.
Tilit ja tiliöinti selkokielellä
Kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kohdistetaan kirjanpidon tilille. Tilien tehtävä on ryhmitellä samankaltaiset tapahtumat yhteen, jotta yrityksen taloudesta saadaan selkeä ja vertailukelpoinen kuva — sekä yrittäjälle itselleen että verottajalle.
Pienellä yrityksellä tulee toimeen usein parillakymmenellä perustilillä, joita otetaan käyttöön lisää tarpeen mukaan. Tyypillisiä tilejä ovat esimerkiksi:
- Myynnit
- Ostot
- Vuokramenot
- Palkat ja palkkiot
- Rahatili (pankkitili)
- Edustuskulut
- Matkakulut
- Toimistotarvikkeet
- Ohjelmisto- ja lisenssikulut
- Rahoituskulut
Jos esimerkiksi kaikki erilaiset kulut kirjattaisiin samalle sekalaiselle tilille, kirjanpidosta olisi vaikea nähdä, mihin rahaa oikeasti kuluu — ja mistä voisi tarvittaessa säästää.
Käytännön esimerkki
Näin ostolaskun maksu kirjataan kahdenkertaisessa kirjanpidossa
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan aina kahdelle tilille: rahan lähde ja rahan käyttökohde. Alla yksinkertaistettu esimerkki, kun yritys maksaa 480 euron ostolaskun (sis. toimistotarvikkeet) pankkitililtään.
| Pvm | Tapahtuma | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 14.3. | Toimistotarvikkeiden lasku | 480,00 € | — |
| Pvm | Tapahtuma | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 14.3. | Laskun maksu | — | 480,00 € |
Kulutilin debet-puoli kasvaa (kulu lisääntyy) ja rahatilin kredit-puoli kasvaa (rahaa lähtee tililtä) — saman verran molemmilla tileillä. Jos tapahtuman debet- ja kredit-summat eivät täsmää, kirjanpidossa on jossain virhe, joka pitää jäljittää ja korjata.
Täsmäytys – miksi se kannattaa tehdä säännöllisesti
Täsmäytyksessä verrataan kirjanpidon lukuja todellisuuteen: esimerkiksi pankkitilin saldoa kirjanpidon rahatilin saldoon, tai myyntireskontraa avoimiin laskuihin. Säännöllinen täsmäytys — mielellään kuukausittain — paljastaa virheet ja puuttuvat kirjaukset ajoissa, ennen kuin ne kasaantuvat isoksi selvitystyöksi tilinpäätösvaiheessa.
“Kirjanpito on yhtä hyödyllinen kuin se on tarkka. Jos kassa on tyhjä mutta kirjanpito näyttää rahaa tilillä, riski vääriin päätöksiin kasvaa.”
Miten helpotat juoksevan kirjanpidon arkea?
Nykyään juoksevaa kirjanpitoa ei tarvitse hoitaa paperikuiteilla ja mapeilla. Digitaaliset työkalut automatisoivat suuren osan rutiinityöstä:
- Kuittien ja laskujen digitaalinen tallennus
- Pankkitilin automaattinen yhdistäminen kirjanpitoon
- Sähköinen laskutus ja verkkolaskut
- Automaattiset tiliöintiehdotukset
- Reaaliaikaiset talousraportit
Moni yrittäjä ulkoistaa juoksevan kirjanpidon kokonaan tilitoimistolle vapauttaakseen ajan itse liiketoimintaan. Tutustu esimerkiksi TiliHubin kirjanpitopalveluihin tai katso, mitä juokseva kirjanpito maksaa selkeällä tuntihinnoittelulla.
Usein kysyttyä juoksevasta kirjanpidosta
Onko juoksevalle kirjanpidolle laissa määräaikaa?
Ei tarkkaa määräaikaa, mutta tilinpäätös on laadittava ajallaan ja kassavarojen kirjanpidon tulee olla jatkuvasti ajan tasalla.
Voiko juoksevan kirjanpidon hoitaa itse?
Kyllä, erityisesti pienimuotoisessa toiminnassa. Vastuu kirjanpidosta on kuitenkin aina yrityksellä, joten virheiden riski ja ajankäyttö kannattaa punnita suhteessa ulkoistamisen kustannukseen.
Mitä eroa on yhdenkertaisella ja kahdenkertaisella kirjanpidolla?
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan vain rahan käyttö, ja sitä voi käyttää toiminimiyrittäjä. Muiden yritysmuotojen, kuten osakeyhtiöiden, on käytettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille.
Miten usein täsmäytys kannattaa tehdä?
Kuukausittain on hyvä perustaso useimmille yrityksille. Vilkkaammassa toiminnassa täsmäytys kannattaa tehdä useammin, jotta virheet eivät ehdi kasaantua.
Lue myös
Haluatko ulkoistaa juoksevan kirjanpidon?
Kerro yrityksesi tilanteesta, niin katsotaan yhdessä, kuinka paljon aikaa ja huolta voit säästää.
Pyydä maksuton kartoitus